Toelichting Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening  Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Volgens deze wet heeft een organisatie een informatieplicht met betrekking tot privacy gevoelige data. Dat geldt ook voor niet-commerciële organisaties en verenigingen. Dat betekent dat ook de Philatelisten Vereniging Groningen, verder genoemd PVG, verplicht is om de leden duidelijk te informeren wat zij met de privacy gevoelige data doet. Dit is vastgelegd in de Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING:  Philatelisten Vereniging Groningen

Dit is een privacyverklaring van de PVG gevestigd te Groningen en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40023221. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1.  GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS
Voor het goed kunnen functioneren van onze vereniging verzamelt en beheert het bestuur van de vereniging een aantal persoons- en andere gegevens.

1.1  Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens:
(a) naam, adres en woonplaats;
(b) telefoonnummer;
(c) e-mailadres;
(d) datum aanvang/einde lidmaatschap;
(e) bankrekeningnummer;
(f) lidmaatschapsnummer;
(g) geslacht; 

1.2 Beheer gegevens
De gegevens worden beheerd door de ledenadministratie van de vereniging. Zie de website voor de actuele contactgegevens (www.philatelist.nl onder tab contact).

1.3 Bewaartermijn gegevens
De ledenadministratie bewaart de persoonsgegevens zolang het bestuur dit noodzakelijk acht, bijvoorbeeld voor zover dit gewenst is voor het bijhouden van de verenigingshistorie. Vanzelfsprekend worden de gegevens altijd bewaard zolang de overheid dit verplicht; bijvoorbeeld wanneer die gegevens onderdeel uitmaken van financiële gegevens opgenomen in de jaarverantwoording van de vereniging.
 
1.4.  Wij verwerken (mogelijk) de persoonsgegevens van leden ten behoeve van:
(a)  de ledenadministratie;
(b)  de verzending van de Grunopost (= verenigingsblad);
(c)  de verzending van nieuwsberichten;
(d)  de verzending van uitnodigingen;
(e)  het rondzendverkeer ;
(f)  de verzending van veilinglijsten van door de vereniging georganiseerde veilingen;
(g) de verzending van het Maandblad Filatelie via Abonnementenland
De leden van de kascommissie hebben inzage in de gegevens op moment van de controle van de kas voor de jaarvergadering.

2.  INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSEN, OVERDRACHT EN BEZWAAR
2.1  U kunt contact opnemen met de secretaris of ledenadministratie via e-mail (zie hiervoor de gegevens op de genoemde website of telefoon voor:
(a)  meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;
(b)  vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
(c)  vragen welke persoonsgegevens het bestuur van u heeft, waarvoor deze worden gebruikt en waarvoor deze zijn verzameld;
(d)  inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;
(e)  beperking of overdracht van uw gegevens;
(f)  bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens;
(g)  recht op correctie: u kunt vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren. Het bestuur spant zich in om persoonsgegevens die in ons bezit zijn of beheer zijn nauwkeurig, compleet, actueel en relevant te houden op basis van de meest recente informatie;
(h) Recht van wissen van gegevens: het bestuur kan uw persoonsgegevens op uw verzoek wissen, wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze waren verzameld of verwerkt;
(i) Recht op bezwaar: u mag te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als gevolg van uw specifieke situatie. 

3.  BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS 
3.1  Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring 
genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen 
treffen om uw gegevens te beveiligen.

4.  DERDEN
4.1  Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:
(a)  Abonnementenland voor de verspreiding van het Maandblad Filatelie. Hiervoor zijn uitsluitend naam en adres noodzakelijk;
4.2 Wij kunnen foto’s of opnamen van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze bijeenkomsten publiceren op onze website of in de Grunopost, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent (zie onder 2).
4.3 Persoonlijke gegevens worden zonder toestemming van een lid, anders dan in geval van de hierboven genoemde punten, op geen enkele wijze ter beschikking gesteld van personen en/of instellingen buiten de vereniging.  

5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de 
verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht.

6.  WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING
6.1  Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan 
om deze privacy verklaring regelmatig te blijven raadplegen. De privacyverklaring zal eenmalig gepubliceerd worden in de Grunopost en worden gepubliceerd op de website van de vereniging. 

Laatste wijziging: 9 september 2021